نظام أرشفة وإدارة الوثائق الإلكترونية

منذ أن عرف الإنسان الكتابة، أصبح لديه ما يهتم به من معلومات مكتوبة في شتى المواضيع. ونتيجة لتطور الإنسان في جميع المجالات، لم تعد الوثائق تعني بالضرورة مطبوعات إنما مفهوم الوثيقة إتسع ليشمل كل ما يندرج تحت مصادر المعلومات فأصبح لدينا وثائق على هيئة فلم وما إلى ذلك.

إن التطور المستمر في مجال الإلكترونيات قد إنعكس إيجاباً على تكنولوجيا المعلومات والإتصالات، حيث وفر البيئة والإحتياجات اللازمة لتوظيف تكنولوجيا المعلومات في خدمة مواضيع شتى تحتاج إلى إمكانيات غير عادية مثل إدارة الوثائق. إن نظم إدارة الوثائق الإلكترونية هي عبارة عن صيغة إخرى من إدارة الوثائق بالطرق اليدوية بالإضافة إلى العديد من الميزات الأخرى.

تقوم نظم إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق بواسطة ماسحات ضوئية ومن ثم إسترجاعها عند الطلب، وقد استطاعت هذه النظم أن تختصر المساحات الواسعة لحفظ معلومات الوثائق التاريخية وأتاحت استخداماً غير محدداً للوثائق عن طريق البحث والاسترجاع لكل وثيقة كما أنها ساعدت على حل مشكلات الفقد والضياع وأخطاء الترتيب ومكنت من استخدام الوثيقة نفسها بواسطة عدة أشخاص في الوقت نفسه، كما أنها اتسمت بمزايا عديدة لتطوير عملية إدخال، استرجاع، معالجة وتحديث الوثائق من أية نقطة على شبكة المعلومات (ضمن الإجراءات الأمنية المطلوبة) كما مكنت من استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة والاستجابة لاستفسارات عديدة.

يمكن أن تواجه عملية إدارة الوثائق والمستندات بدون استخدام نظام الكتروني، العديد من الصعوبات تحد من نجاح العملية وتتمثل في غياب آلية عملية لحصر وحفظ وتصنيف وفهرسة الوثائق وتوفير آلية بحث دقيقة للوثيقة المطلوبة، ومن أبرز المصاعب التي تعاني منها عملية إدارة الوثائق ما يلي:

• فقدان بعض أو جميع المستندات والوثائق المهمة.
• إهدار الكتير من الوقت والجهد بحثاً عن معلومات مهمة.
• صعوبة حصر وتصنيف المستندات المطلوبة.
• تشتت الوثائق والمستندات.
• غياب آلية التوثيق للعمليات والتعديلات التي تتم على الوثائق والمستندات.
• إنخفاض مستوى الأمان والحماية للمعلومات.
• عدم القدرة على إتخاذ إجراءات لحفظ الملفات والمستندات من التلف نتيجة لعوامل متعددة.

بناءاً على كل ما سبق تم بناء نظام إدارة الوثائق DigiDocs اعتماداً على أفضل الأدوات في تطوير نظم المعلومات بحيث يكون قادراً على تلبية إحتياجات المؤسسات المتوسطة وكبيرة الحجم.

ميزات نظام إدارة الوثائق DigiDocs:

• سهولة إدارة النظام الفائقة والتعامل معه من قبل الأفراد.
• سهولة إنشاء وتعديل الهيكلية والتصنيف من قبل مدير النظام بدون المساس بالمحتويات.
• إنشاء وتعديل خطط عمل بسهولة ودقة.
• نظام حماية وأمن صارم لكل البيانات والمحتويات.
• الحرية في توزيع العمليات الإدارية على المستخدمين والمجموعات دون تعارض.
• إمكانية إرسال المعلومات إلى نقاط الكترونية طرفية مختلفة.
• إمكانية بحث متقدمة تعطي نتائج ذات دقة عالية.
• الحد من إهدار الوقت والجهد في عمليات البحث عن الوثائق وتنظيمها.
• الحد من فقدان الملفات وتشتتها.
• الربط بين الموظفين وتحقيق التكامل الوظيفي بين مختلف القطاعات والأقسام والأعمال.
• توفير أدوات إتصال آلية ومتقدمة.
• توفير آلية تصنيف وتبويب تسلسلي بسيط ومرن للملفات والوثائق.
• توفير أدارة بحث متقدمة في الوثائق والمستندات تعطي نتائج دقيقة وسريعة.
• سرعة الوصول إلى البيانات والمعلومات.
• تعزيز مستوى الأمان والحماية على المعلومات.
• ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق والمستندات للموظفين.
• استخراج التقارير التفصيلية عن المدخلات وأداء العاملين.

مكونات نظام إدارة الوثائق DigiDocs:

• إدارة حسابات المستخدمين (Account Management).
• إدارة مجموعات المستخدمين (Staff Group Management).
• إدارة الصلاحيات الأمنية (Privilege Management).
• إدارة التقارير (Reports Management).
• أرشفة الوثائق ومتابعة المهمات (Document Archiving & Tracking).
• الدورة المستندية المفتوحة (Open Workflow).
• الدورة المستندية المغلقة (Managed Workflow).
• العمليات المشتركة (Job Pooling).
• الأرشيف القديم (Legacy Archive Component).
• إدارة العقود ومتابعتها (Contract Archiving & Follow-up).
• دمج الفاكسات (Fax Integration).
• دمج البريد الإلكتروني (Email Integration).
• تصفح ملفات PDF (Built in PDF Viewer).
• عرض الصور والأفلام (Built in Media Player).
• بناء التصنيفات (Document Classification Builder).
• المراسلات الفورية (Intra Chat Module).
• دمج المراسلات (Mail Merge Generator).
• البحث في المحتويات (Search Contents).
• ترميز الوثائق (Document Code Generator).